Vous êtes nombreux et nombreuses à vous demander à quoi ressemble la journée type d'un wedding planner.
S'il est quasiment impossible de répondre à cette question de par la quantité d'activités diverses et variées qui remplissent nos journées, nous avons souhaité vous faire suivre deux journées
d'organisation et de coordination, à travers les yeux de stagiaires en formation au sein d'EVENEMENT AUTRE pour devenir wedding planner.
Après un départ à 7 heures du matin, pour certaines, un certain vendredi, et après une pause déjeuner, nous arrivons, aux alentours de 14 heures, sur les berges du Canal du Midi (Carcassonne),
afin de nous imprégnier de l'ambiance qui règne dans ce lieu magique et reculé qui accueillera, le lendemain, la cérémonie civile de nos mariés.
Vêtues de la 'tenue de travail' les stagiaires commencent la préparation.
Après avoir déchargé les chaises et le matériel destinés à la création de l'espace cérémonie, la mise en place peut débuter.
A ce stade de l'organisation, seule la base de la décoration de l'arche peut être réalisée. En effet, la cérémonie va se dérouler en extérieur. Aussi, il n'est pas possible encore de disposer les
chaises destinées à accueillir les convives et encore moins la décoration florale de l'arche qui, compte tenu de la chaleur ambiante, ne résisterait que quelques heures ....
Voilà donc l'équipe qui s'affère à mettre en place le tulle sur la structure de l'arche.
Ici, tout est question de technique et de minutie. Certaines choses fonctionnent, d'autres pas ... Il n'est pas possible d'improviser dans l'habillage de l'arche. Après avoir écouté les
instructions, la mise en place est optimisée.
Après près d'une heure de travail, l'arche commence à prendre forme ...
Après l'avoir positionnée à son emplacement, l'équipe va pouvoir commencer la préparation de la décoraton florale, qui ne sera posée sur l'arche que le lendemain (au dernier moment).
Une fois la préparation terminée, la décoration florale sera mise à l'abri en intérieur afin de préserver au maximum la fraicheur jusqu'au lendemain 17 heures.
18 heures : il faut maintenant aller décharger le matériel de décoration de réception dans l'enceinte de la Cité de Carcasonne.
En pleine saison, les rues sont bondées et se déplacer avec un camion dans les rues de la Cité Médiévale n'est pas chose aisée.
Aussi, nous décidons de ne prendre qu'un véhicule et de mettre les membres de l'équipe ne pouvant pas entrer en cabine ... dans le coffre. Il faut savoir s'adapter dans notre métier !
Voilà le matériel déchargé et la première journée terminée, ou presque en fait ...
Place maintenant à quelques heures de détente sur le thème de la gastronomie.
On ne va pas se laisser abattre tout de même !
La journée n'est pourtant toujours pas terminée. Nous devons maintenant nous occuper de la préparation des centres de tables qui ne pourront être mis en place que le lendemain à douze heures
précises.
Les règles d'accès à l'Hôtel de la Cité sont très strictes et nous devons nous y conformer et nous adapter .
Il est donc 23 heures et nous débutons la création des centres de table dans une salle que l'hôtel où nous logons à bien voulu mettre à notre disposition.
La journée a été longue, la chaleur accablante et la fatigue commence à se faire ressentir.
Mais nous devons impérativement terminer les centres de tables.
Après 2 heures de travail très minutieux, il est temps d'aller se coucher car la journée de samedi va être longue ...
Samedi, le Grand Jour ...
Deux membres de l'équipe se lèvent plus tôt et partent déposer, à 5 heures 30, les centres de table réalisés, tant que l'accès à la Cité de Carcassonne est possible.
Le rendez vous commun est donné à 6 heures pour un petit déjeuner avant de commencer la journée.
La journée se poursuit sur les berges du Canal par la mise en place des chaises destinées à accueillir les convives quelques heures plus tard.
La disposition des chaises est une partie délicate car la symétrie doit être quasi parfaite (même si elle doit s'adapter au terrain, parfois, cahotique disons ...)
Après avoir transporté les chaises jusqu'à l'espace dédié à la cérémonie, l'installation débute.
Il est pourtant encore très tôt mais la t° atteind déjà des sommets.
Voilà donc la mise en place terminée.
Place maintenant à la préparation des décoration florale des chaises de l'allée et à la préparation des pétales pour la 'sortie' des mariés.
11 heures : nous partons pour la Cité en espérant que l'équipe de l'Hôtel nous permettra d'investir la salle du restaurant gastronomique en avance pour faire notre mise en place.
Arrivées sur place, douche froide ... l'équipe de l'Hôtel n'est toujours pas prête et les tables ne sont toujours pas installées. Nous sommes contraintes d'attendre.
Notre temps étant précieux, nous profitons de ce moment de latence pour commencer à préparer les divers éléments de décoration de table que nous pouvons avancer : photophores, préparation des
pochons ...
Midi trente, la salle est enfin accessible et la nappes posées ... et repassées.
Pendant que l'équipe de l'Hôtel s'occupe de la mise de table (certains d'entre eux en tout cas ...) notre équipe met en place centres de tables et photophores habillés de pochons organza.
Les longues heures passées et accumulées commencent à se faire ressentir et se lisent sur les visages.
Pourtant, il va falloir trouver au fond de soi l'énergie pour rebondir de plus belle car la journée est loin d'être terminée.
Une fois cette tâche terminée,les membres de l'équipe partent au port afin de réaliser la décoration de la péniche qui emmènera secrètement les invités dans le lieu intimiste où la
cérémonie se déroulera .
Voilà chose faite ....
La suite ? Marine repart à l'Hôtel de la Cité pour accueillir les prestataires qui vont commencer à arriver sur site et leur permettre une installation optimisée.
Le reste de l'équipe se rend sur les berges du Canal pour terminer la décoration de l'espace cérémonie.
L'espace cérémonie est fin prêt à accueillir les convives qui arriveront en Péniche, accompagnés du marié.
Juste le temps pour nous de révêtir nos tenues de soirée ...
L'organisation est fin prête et laisse place à la coordination du Jour J ...
Christelle et nathalie partent directement au port pour accueillir les convives pendant que nous peaufinons les derniers détails.
Nous invitons les convives à prendre place afin de permettre à la mariée de faire son entrée.
Il est 17 heures, nous assistons à la cérémonie et gérons les différentes pauses musicales.
La sortie des mariés sera accompagnée par un duo Jazz qui poursuivra sa prestation tout au long du cocktail.
La tradition slovaque veut que ce soit les invités qui préparent la partie cocktail.
Aussi, nous l'avons mis nous même en place et avons aidé au service.
Après 1h30 de cocktail et prises de vue par le photographe, nous invitons tout le monde à rependre le bâteau afin de leur permettre de poursuivre la soirée, dans un lieu toujours tenu secret.
Christelle fera le trajet retour avec eux afin de les guider à l'arrivée.
Pendant ce temps, nous allons rangé tout l'espace cérémonie (arche, chaises, décoration florale). Tout doit retourner dans le camion. Un tel va et vient en tenue de soirée n'est pas chose aisée,
vous pouvez nous croire !
Marine se trouve déjà à l'Hôtel de la Cité, prête à accueillir tout le monde.
Pendant que nous nous affairions à tout terminer, à coordonner la cérémonie, elle a terminé la mise en place de la décoration de salle, assistée de Christelle dès son arrivée sur les lieux.
A 20h30 tout est terminé. nous avons du attendre le dernier moment pour poser la décoration florale car étant à base d'orchidées, il convient de la protéger au maximum de la chaleur.
Les convives sont accueillis avec une coupe de champagne dans les jardins de l'Hôtel avant l'entrée en salle à 21h30.
Il ne nous reste plus qu'à nous assurer que l'ensemble du repas se déroule comme prévu et notre journée sera terminée.
Nous quitterons les lieux aux alentours de 1h30 pour rejoindre notre hôtel et dormir les quelques heures qu'il nous restent avant la partie la moins plaisante de notre métier : nettoyer et ranger
le matériel.
La particularité de ce we là était que nous n'avions plus d'accès en camion à l'Hôtel après 8h du matin. Nous avons donc été obligées de commencer à tout ranger à 6 heures ...
Nous vous épargnons les photos de ces moments ... sincèrement parfois difficiles.
Nous n'avons dormis que quelques heures en 3 jours, nous avons travaillé en extérieur sous une température avoisinant les 40°, nous avons du nous adapter à des horaires imposés par le lieu de
réception défiant toute logique et entendement, nous avons du nous changer et nous préparer pour la soirée en moins de 15 min avec pour seul compagnon un miroir et un lavabo, nous avons
transporté du matériel en tenue de soirée et je vous en passe ....
Tout ça pour quoi ?
Pour ça ... et croyez moi, cela vaut tout l'or du monde ...
''L'équipe d'EVENEMENT AUTRE a été formidable.Ines et Marine du côté de l'organisation et de la coordination mais également leur charmante équipe le jour même. Nous souhaitions faire
la surprise du lieu et du déroulement de la journée à nos invités et cela a été possible grâce à la discretion de l'équipe.
La décoration du lieu de cérémonie, dans le jardin de l'Epanchoir de Foucault, était tout simplement superbe.
Tout s'est très bien passé et les invités ont été très agréablement surpris par cette magnifique journée.
Les prestataires choisis par l'agence EVENEMENT AUTRE se sont tous montrés à la hauteur de nos espérances en offrant un service irréprochable.
Nos invités et bien sur nous même en garderont un merveilleux souvenir .
Encore merci à Ines et Marine pour leur gentillesse, leurs conseil et leur efficacité.'' Fanny.
